Privacy practice
Privacy practice
Notice of Privacy Practices
THIS NOTICE DESCRIBES HOW MEDICAL INFORMATION ABOUT YOU MAY BE USED AND DISCLOSED AND HOW YOU CAN GET ACCESS TO THIS INFORMATION. PLEASE REVIEW IT CAREFULLY.
If you have any questions about this Notice, please contact our Privacy Officer at 970.728.3848
This Notice of Privacy Practices describes how Telluride Regional Medical Center may use and disclose your protected health information to carry out treatment, payment or health care operations and for the purposes that are permitted or required by law. It also describes your rights to access and control your protected health information. “Protected Health Information” is information about you, including demographic information, that may identify you and that relates to your past, present, or future physical or mental health or condition and related health care services. We are required to abide by the terms of this Notice of Privacy Practices. We may change the terms of our notice at any time. The new notice will be effective for all protected health information that we maintain at that time. Upon your request, we will provide you with any revised Notice of Privacy Practices by accessing, calling the office and requesting that a revised copy be sent to you in the mail or asking for one at the time of your next appointment.
REPRODUCTIVE HEALTH CARE PRIVACY
In accordance with the HIPAA Privacy Rule Final Rule to Support Reproductive Health Care, we have implemented additional protections for your reproductive health information. These protections aim to ensure your privacy and confidentiality regarding reproductive health care services.
1. Use and Disclosure Limitations: We will not use or disclose your protected health information (PHI) related to reproductive health care for purposes prohibited under the Final Rule. This includes any disclosures that could be used to identify, investigate, or prosecute individuals for seeking, obtaining, providing, or facilitating reproductive health care services that are legal in the jurisdiction where the care is provided.
2. Attestations: In certain situations, we may be required to collect attestations confirming that requests for your PHI are not for prohibited purposes related to reproductive health care. This additional step helps safeguard your sensitive health information.
3. Your Rights: You have the right to request additional privacy protections for your reproductive health information. We will accommodate reasonable requests to enhance the confidentiality of this sensitive data.
1. USES AND DISCLOSURES OF PROTECTED HEALTH INFORMATION
Your protected health information may be used and disclosed by your provider, our office staff and others outside of our office that are involved in your care and treatment for the purpose of providing health care services to you. Following are examples of the types of uses and disclosures of your protected health care information that the provider’s office is permitted to make. These examples are not meant to be exhaustive, but to describe the types of uses and disclosures that may be made by our office.
Treatment: We will use and disclose your protected health information to provide, coordinate, or manage your health care and any related services. This includes the coordination or management of your health care with a third party that has already obtained your permission to have access to your protected health information. For example, we would disclose your protected health information, as necessary, to a home health agency that provides care to you. We will also disclose protected health information to other providers who may be treating you.
For example, your protected health information may be provided to a provider to whom you have been referred to ensure that the provider has the necessary information to diagnose or treat you. In addition, we may disclose your protected health information from time-to-time to another provider or health care provider (e.g., a specialist or laboratory) who, at the request of your provider, becomes involved in your care by providing assistance with your health care diagnosis or treatment to your provider.
Health Information Exchange: Our organization uses the Quality Health Network (“QHN”) health information exchange system (“HIE”) for the secure exchange of electronic health information between authorized medical providers. The HIE protects patient privacy by using various security features that include encryption, password protection and information access and audit controls.
In some cases, you may limit a medical providers’ ability to view your health information through use of the HIE. This right is referred to as “Opt-Out”. If you choose to Opt-Out a medical provider who you are seeing for care, will NOT be able to view your health information via an HIE query, EVEN IN AN EMERGENCY. Opting Out can inhibit access to critical information that may help your medical providers manage your care and may increase duplication and costs. However, your medical provider(s) may continue to use the HIE to electronically direct the exchange of your health information, such as diagnostic test results.
To Opt-Out, you must complete a written request with your medical provider. If you want more information about the HIE or to discuss Opt-Out, please contact us at (970)-728-3848.
Reproductive Health Information: We will not disclose your reproductive health information to law enforcement for purposes that could lead to civil or criminal proceedings related to reproductive health care services that are legal where the care was provided, except as required by law.
We are committed to complying with the HIPAA Privacy Rule Final Rule to Support Reproductive Health Care. This includes:
1. Updating our policies and procedures to reflect the new protections for reproductive health care privacy.
2. Training our staff on the new requirements and protections.
3. Implementing technical safeguards to protect reproductive health information in our electronic health record systems.
4. Regularly reviewing and updating our practices to ensure ongoing compliance with the Final Rule.
Payment: Your protected health information will be used, as needed, to obtain payment for your health care services. This may include certain activities that your health insurance plan may undertake before it approves or pays for the health care services we recommend for you, such as: making a determination of eligibility or coverage for insurance benefits, reviewing services provided to you for medical necessity, and undertaking utilization review activities.
For example, obtaining approval for a hospital stay may require that your relevant protected health information be disclosed to the health plan to obtain approval for the hospital admission.
Healthcare Operations: We may use or disclose, as needed, your protected health information in order to support the business activities of Telluride Hospital District’s practice. These activities include, but are not limited to, quality assessment activities, employee review activities, training of medical students, licensing, marketing and fundraising activities, and conducting or arranging for other business activities.
For example, we may disclose your protected health information to medical school students that see patients at our office. In addition, we may use a sign-in sheet at the registration desk where you will be asked to sign your name and indicate your provider. We may also call you by name in the waiting room when your provider is ready to see you. We may use or disclose your protected health information, as necessary, to contact you to remind you of your appointment. We will share your protected health information with third party “business associates” that perform various activities (e.g., billing, transcription services) for the practices.
Whenever an arrangement between our office and a business associate involves the use or disclosure of your protected health information, we will have a written contract that contains terms that will protect the privacy of your protected health information. We may use or disclose your protected health information, as necessary, to provide you with information about treatment alternatives or other health-related benefits and services that may be of interest to you. We may also use and disclose your protected health information for other marketing activities.
For example, your name and address may be used to send you a newsletter about our practice and the services we offer. We may also send you information about products or services that we believe may be beneficial to you. We may use or disclose your demographic information, as necessary, in order to contact you for fundraising activities supported by our office. If you do not want to receive these materials, please contact our Privacy Officer and request that these materials not be sent to you.
Uses and Disclosures of Protected Health Information Based upon your Written Authorization: Other uses and disclosures of your protected health information will be made only with your written authorization, unless otherwise permitted or required by law as described below. You may revoke this authorization, at any time, in writing, except that your provider or the provider’s practice has taken an action in reliance on the use or disclosure indicated in the authorization.
We may use and disclose your protected health information in the following instances. You have the opportunity to agree or object to the use or disclosure of all or part of your protected health information. If you are not present or able to agree or object to the use or disclosure of the protected health information, then your provider may, using professional judgment, determine whether the disclosure is in your best interest. In this case, only the protected health information that is relevant to your health care will be disclosed.
Unless you object, we may disclose to a member of your family, a relative, a close friend or any other person you identify, your protected health information that is directly related to the person’s involvement in your health care. If you are unable to agree or object to such a disclosure, we may disclose such information as necessary if we determine that it is in your best interest based on our professional judgment. We may use or disclose protected health information to notify or assist in notifying a family member, personal representative or any other person that is responsible for your care of your location, general condition, or death. Finally, we may use or disclose your protected health information to an authorized public or private entity to assist in disaster relief efforts and to coordinate uses and disclosures to family or other individuals involved in your health care.
Other Permitted and Required Uses and Disclosures That May Be Made Without Your Authorization or Opportunity to Object: We may use or disclose your protected health information in the following situations without your authorization. The situations include:
Required By Law: We may use or disclose your protected health information to the extent that the use or disclosure is required by law. The use or disclosure will be made in compliance with the law and will be limited to the relevant requirements of the law. You will be notified, as required by law, of any such use or disclosures.
Public Health: We may disclose your protected health information for public health activities and purposes to a public health authority that is permitted by law to collect or receive the information. The disclosure will be made for the purpose of controlling disease, injury, or disability. We may also disclose your protected health information, if directed by the public health authority, to a foreign government agency that is collaborating with the public health authority.
Communicable Disease: We may disclose your protected health information, if authorized by law, to a person who may have been exposed to a communicable disease or may otherwise be at risk of contracting or spreading the disease or condition.
Health Oversight: We may disclose protected health information to a health oversight agency for activities authorized by law, such as audits, investigations, and inspections. Oversight agencies seeking this information include government agencies that oversee the health care system, government benefit programs, other government regulatory programs and civil right laws.
Abuse or Neglect: We may disclose your protected health information to a public health authority that is authorized by law to receive reports of child abuse or neglect. In addition, we may disclose your protected health information if we believe that you have been a victim of abuse, neglect, or domestic violence to the governmental entity or agency authorized to receive such information. In this case, the disclosure will be made consistent with the requirements of applicable federal and state laws.
Food and Drug Administration: We may disclose your protected health information to a person or company required by the Food and Drug Administration to report adverse events, product defects or problems, biologic product deviations, track products; to enable product recalls; to make repairs or replacements, or to conduct post-marketing surveillance, as required.
Legal Proceedings: We may disclose protected health information in the course of any judicial or administrative proceedings, in response to an order of a court or administrative tribunal (to the extent such disclosure is expressly authorized), in certain conditions in response to a subpoena, discovery request or other lawful process.
Law Enforcement: We may also disclose protected health information, so long as applicable legal requirements are met, for law enforcement purposes. These law enforcement purposes include (1) legal processes and other releases required by law, (2) limited information requests for identification and location purposes, (3) pertaining to victims of crime, (4) suspicion that death has occurred as a result of criminal conduct, (5) in the event that a crime occurs on the premises of the practice, and (6) medical emergency (not on the Practice’s premises) and it is likely that a crime has occurred.
Coroners, Funeral Directors, and Organ Donation: We may disclose protected health information to a coroner or medical examiner for identification purposes, determining cause of death or for the coroner or medical examiner to perform other duties authorized by law. We may also disclose protected health to a funeral director, as authorized by law, in order to permit the funeral director to carry out their duties. We may disclose such information in reasonable anticipation of death. Protected health information may be used and disclosed for cadaver organ, eye, or tissue donation purposes.
Research: We may disclose your protected health information to researchers when their research has been approved by an institutional review board (IRB) that has reviewed the research proposal and established protocols to ensure the privacy of your protected health information.
Criminal Activity: Consistent with applicable federal and state laws, we may disclose your protected health information, if we believe that the use or disclosure is necessary to prevent or lessen a serious and imminent threat to the health of safety of a person or the public. We may also disclose protected health information if necessary for law enforcement authorities to identify or apprehend an individual.
Military Activity and National Security: When the appropriate conditions apply, we may use or disclose protected health information of individuals who are Armed Forces personnel (1) for activities deemed necessary by appropriate military command authorities; (2) for the purpose of a determination by the Department of Veteran Affairs of your eligibility for benefits, or (3) to foreign military authority if you are member of that foreign military services. We may also disclose your protected health information to authorized federal officials for conduction of national security and intelligence activities, including for the provision of protective services to the President or others legally authorized.
Workers’ Compensation: Your protected health information may be disclosed by us as authorized to comply with workers’ compensation laws and other similar legally-established programs.
Inmates: We may use or disclose your protected health information if you are an inmate of a correctional facility and your provider created or received your protected health information in the course of providing care to you.
Required Uses and Disclosures: Under the law, we must make disclosures to you and when required by the Secretary of the Department of Health and Human Services to investigate or determine our compliance with the requirements of Section 164.500 et. Seq.
2. YOUR RIGHTS
Following is a statement of your rights with respect to your protected health information and a brief description of how you may exercise these rights.
You have the right to inspect and copy your protected health information. This means you may inspect and obtain a copy of protected health information about you that is contained in a designated record set for as long as we maintain the protected health information. A “designated record set” contains medical and billing records and any other records that your provider and the practice use for making decisions about you. Under Colorado State Law, the records encompassed include x-ray and other films, which are subject to distinct rules. [Colo. Rev. Stat. Ann. 25-1-801.] Medical information transmitted during the delivery of health care via telemedicine is part of the patient’s medical record maintained by the facility.
An exception to access is made for records pertaining to mental health problems or notes by a provider that, in the opinion of a licensed provider who practices psychiatry and is an independent third party, would have significant negative psychological impact. With regards to these records, a summary pertaining to the patient’s mental health problems may be made available following termination of the treatment program.
Additionally, under federal law, however, you may not inspect or copy the following records: information compiled in reasonable anticipation of or use in a civil, criminal, or administrative action or proceeding, and protected health information that is subject to law that prohibits access to protected health information.
With respect to a minor who has consented to the diagnosis or treatment of venereal disease or addiction to or use of drugs without parental consent, the health care facility may not release the related medical records of the minor to a parent, guardian, or any person other than the minor or his designated representative. [Colo. Rev. Stat. Ann. 25-1-801(1)(d)]
Depending on the circumstances, you may have a right to have a decision to deny access reviewed. Please contact our Privacy Officer if you have questions about access to your medical record.
You have the right to request a restriction of your protected health information. This means you may ask us not to use or disclose any part of your protected health information for the purposes of treatment, payment, or healthcare operations. You may also request that any part of your protected health information not be disclosed to family members or friends who may be involved in your care or for notification purposes as described in this Notice of Privacy Practices. Your request must state the specific restriction requested and to whom you want the restriction to apply. Your provider is not required to agree to a restriction that you may request. If the provider believes it is in your best interest to permit use and disclosure of your protected health information, your protected health information will not be restricted. If your provider does agree to the requested restriction, we may not use or disclose your protected health information in violation of that restriction unless it is needed to provide emergency treatment. With this in mind, please discuss any restriction you wish to request with your provider.
You have the right to request to receive confidential communications from us by alternative means or at an alternative location. We will accommodate reasonable requests. We may also condition this accommodation by asking you for information as to how payment will be handled or specify an alternative address or other method of contact. We will not request an explanation from you as to the basis for the request. Please make this request in writing to our Privacy Officer.
You may have the right to have your provider amend your protected health information. This means you may request an amendment of protected health information about you in a designated record set for as long as we maintain this information. In certain cases, we may deny your request for an amendment. If we deny your request for amendment, you have the right to file a statement of disagreement with us and we may prepare a rebuttal to your statement and will provide you with a copy of any such rebuttal. Please contact our Privacy Officer if you have questions about amending your medical record.
You have the right to receive an accounting of certain disclosures we have made, if any, of your protected health information. This right applies to disclosures for purposes other than treatment, payment, or healthcare operations as described in this Notice of Privacy Practices. It excludes disclosures we may have made to you, to family members or friends involved in your care, or for notification purposes. You have the right to receive specific information regarding these disclosures that occurred after April 14, 2003. The right to receive this information is subject to certain exceptions, restrictions, and limitations.
You have the right to obtain a paper copy of this notice from us, upon request, even if you have agreed to accept this notice electronically.
3. COMPLAINTS
You may complain to us or the secretary of health and human services if you believe your privacy rights have been violated by us. You may file a complaint with us by notifying our Privacy Officer of your complaint. We will not retaliate against you for filing a complaint.
You may contact our Privacy Officer at 970.728.3848 for further information about the complaint process.
This notice was published and becomes effective on April 14, 2003. Last updated by current HIPAA Privacy Officer: August 13, 2024
NOTIFICACIÓN DE POLÍTICAS DE PRIVACIDAD
ESTA NOTIFICACIÓN DESCRIBE CÓMO SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO PUEDE OBTENER ACCESO A ESTA INFORMACIÓN. POR FAVOR LÉALA CUIDADOSAMENTE.
Si tiene alguna pregunta sobre esta notificación, comuníquese con nuestra oficial de privacidad al 970.728.3848.
Esta notificación de prácticas de privacidad describe cómo el Centro Médico de Telluride puede usar y divulgar su información médica protegida para llevar a cabo operaciones de tratamiento, pago o atención médica y para los fines permitidos o requeridos por ley. También describe sus derechos para acceder y controlar su información médica protegida. “La información médica protegida” es información sobre usted, incluida la información demográfica, que puede identificarlo y que se relaciona con su salud o condición física o mental pasada, presente o futura y con los servicios de atención médica que haya recibido. Estamos obligados a cumplir con los términos de esta Notificación de políticas de privacidad. Los términos de esta notificación pueden ser cambiados en cualquier momento y dichos cambios entrarán en vigor para toda la información médica protegida que tengamos en ese momento. Si usted lo solicita, le proporcionaremos las Notificaciones de políticas de privacidad modificadas.
PRIVACIDAD EN LA ATENCIÓN DE LA SALUD REPRODUCTIVA
De acuerdo con la última ley de privacidad de HIPAA en apoyo a la Atención de la Salud Reproductiva, hemos implementado protecciones adicionales para su información de salud reproductiva con el objetivo de garantizar privacidad y confidencialidad con respecto a estos servicios.
1. Limitaciones de uso y divulgación: No usaremos ni divulgaremos su información médica protegida (PHI, por sus siglas en inglés) relacionada con la salud reproductiva para fines prohibidos por la ley mencionada. Esto incluye cualquier divulgación que pueda usarse para identificar, investigar o enjuiciar a quienes busquen, obtengan, proporcionen o faciliten servicios de salud reproductiva que sean legales en la jurisdicción donde se brinda la atención.
2. Certificaciones: En ciertas situaciones, es posible que debamos obtener declaraciones que confirmen que las solicitudes de su PHI no son para fines prohibidos relacionados con la atención de la salud reproductiva. Este paso adicional ayuda a proteger su información médica confidencial.
3. Sus derechos: Tiene derecho a solicitar protecciones de privacidad adicionales para mejorar la confidencialidad de su información de salud reproductiva presentando una solicitud.
1. USO Y DIVULGACIÓN DE INFORMACIÓN MÉDICA PROTEGIDA
Su información médica protegida puede ser utilizada y divulgada por su médico, nuestro personal y otras personas fuera de nuestra clínica que estén involucradas en su cuidado y tratamiento con el fin de brindarle servicios de atención médica. Los siguientes son ejemplos de los usos y divulgaciones de su información médica protegida que el consultorio médico puede hacer. Estos ejemplos no pretenden ser exhaustivos, sino describir los tipos de usos y divulgaciones que puede hacer nuestro consultorio.
Tratamiento: Usaremos y divulgaremos su información médica protegida para proporcionar, coordinar o administrarle atención y cualquier servicio médico que requiera. Esto incluye la coordinación o administración de atención médica con un tercero que ya haya obtenido su permiso para tener acceso a su información médica protegida. Por ejemplo, divulgaríamos su información médica protegida, según sea necesario, a otro consultorio médico que le brinde atención médica. También divulgaremos información médica protegida a otros médicos que puedan estar tratándolo.
Por ejemplo, su información médica protegida puede ser proporcionada a un médico a quien usted haya sido derivado para asegurarse de que ese médico tenga la información necesaria para diagnosticarlo o tratarlo. Además, podemos divulgar su información médica protegida de vez en cuando a un especialista o laboratorio que, a pedido de su médico, se involucre en su atención médica y asista con su diagnóstico o tratamiento.
Intercambio de información de Salud: La clínica utiliza el sistema de intercambio de información de salud (HIE por sus siglas en inglés) de Quality Health Network (QHN) para el intercambio seguro electrónico de información de salud entre los médicos autorizados. El sistema HIE protege la privacidad del paciente mediante el uso de varias características de seguridad que incluyen cifrado, protección con contraseña, acceso a la información y controles de auditoría.
En algunos casos, usted puede limitar la cantidad de información que su médico puede ver sobre su salud mediante el uso del sistema HIE. Este derecho se conoce como “Opt-Out”. Si elige no brindarle cierta información médica a su doctor, el o ella NO podrán ver su información de salud a través de una consulta con el sistema HIE, INCLUSO EN UNA EMERGENCIA. Esta exclusión voluntaria puede inhibir el acceso a información crítica que puede ayudar al prestador de servicios médicos a administrar su atención y puede aumentar la duplicación y los costos. Sin embargo, su(s) médico(s) puede(n) continuar usando el sistema HIE para dirigir electrónicamente el intercambio de su información de salud, como los resultados de las pruebas de diagnóstico.
Para elegir la opción Opt-Out, debe completar una solicitud por escrito con su médico. Si desea obtener más información sobre el sistema HIE o para hablar sobre la exclusión voluntaria, comuníquese con nosotros al (970)-728-3848
Información de salud reproductiva: No divulgaremos su información de salud reproductiva a las fuerzas del orden público para fines que puedan dar lugar a procedimientos civiles o penales relacionados con los servicios de atención de salud reproductiva que son legales en el lugar donde se brindó la atención, excepto según lo exija la ley.
Nos comprometemos a cumplir con la última ley de privacidad de HIPAA para apoyar la atención de la salud reproductiva, que incluye:
4. Actualizar nuestras políticas y procedimientos para reflejar las nuevas protecciones para la privacidad de la atención de la salud reproductiva.
5. Capacitar a nuestro personal sobre los nuevos requisitos y protecciones.
6. Implementar salvaguardas técnicas para proteger la información de salud reproductiva en nuestros sistemas electrónicos.
7. Revisar y actualizar periódicamente nuestras prácticas para garantizar el cumplimiento continuo de dicha ley.
Pago: Su información médica protegida se utilizará, según sea necesario, para obtener el pago de los servicios médicos brindados. Esto puede incluir ciertas gestiones que su plan de seguro de salud puede realizar antes de aprobar o pagar los servicios de atención médica que le recomendamos, tales como: determinar la elegibilidad o cobertura de los beneficios de su seguro médico, revisar los servicios que se le brindan por criterio médico y el uso de tales recursos.
Por ejemplo, obtener la aprobación para una estadía en el hospital puede requerir que su información de salud protegida relevante se divulgue a su plan de salud para obtener la aprobación para la admisión al hospital.
Gestiones de atención médica: Según sea necesario, podemos usar o divulgar su información médica protegida para respaldar las actividades comerciales del Distrito Hospitalario de Telluride. Estas gestiones incluyen, pero no se limitan, a actividades de evaluación de calidad, de revisión de empleados, capacitación de estudiantes de medicina, obtención de licencias, actividades de marketing y recaudación de fondos, y realización u organización de otras actividades comerciales.
Por ejemplo, podemos divulgar su información médica protegida a estudiantes de la escuela de medicina que ven pacientes en nuestra oficina. Además, podemos pedirle que firme su nombre e indique quién es su médico en un formulario de registro en la mesa de entradas. También podemos llamarlo por su nombre en la sala de espera cuando su médico esté listo para verlo. Podemos usar o divulgar su información médica protegida, según sea necesario, para comunicarnos con usted y recordarle su cita. Compartiremos su información médica protegida con “socios comerciales” externos que realizan diversas actividades para nuestra clínica (por ejemplo, facturación, servicios de transcripción, entre otros).
Siempre que un acuerdo entre nuestro consultorio y un socio comercial implique el uso o divulgación de su información médica protegida, tendremos un contrato escrito que contenga los términos que protegerán la privacidad de su información médica. Podemos usar o divulgar su información médica protegida, según sea necesario, para proporcionarle información sobre alternativas de tratamiento u otros beneficios y servicios relacionados con la salud que puedan ser de su interés. También podemos usar y divulgar su información médica protegida para otras actividades de mercadeo.
Por ejemplo, su nombre y dirección pueden ser utilizados para enviarle un boletín informativo sobre nuestra clínica y los servicios que ofrecemos, o podemos enviarle información sobre productos o servicios que creemos que pueden ser beneficiosos para usted. Podemos usar o divulgar su información demográfica, según sea necesario, para comunicarnos con usted para actividades de recaudación de fondos respaldadas por nuestra clínica. Comuníquese con nuestro Oficial de privacidad si prefiere que no le enviemos material de este tipo.
Usos y divulgaciones de información médica protegida basada en su autorización escrita: Otros usos y divulgaciones de su información médica protegida se realizarán solo con su autorización por escrito, a menos que la ley permita o exija lo contrario, como se describe a continuación. Usted puede revocar dicha autorización, en cualquier momento, por escrito, excepto que su médico o la clínica haya tomado una acción basándose en el uso o divulgación indicados en tal autorización.
Podemos usar y divulgar su información médica protegida en los siguientes casos. Usted tiene la oportunidad de aceptar u objetar el uso o divulgación de toda o parte de su información médica protegida. Si usted no está presente o no puede estar de acuerdo con nuestra política de privacidad o si objeta el uso o la divulgación de la información médica protegida, entonces su médico puede determinar, utilizando el juicio profesional, si la divulgación es lo mejor para usted. En ese caso, solo se divulgará la información médica protegida que sea relevante para su atención médica.
A menos que se oponga, podemos divulgar su información médica protegida a un miembro de su familia, pariente, amigo cercano o cualquier otra persona que se identifique como directamente relacionada con la participación en su atención médica. Si no puede aceptar u objetar dicha divulgación, podemos divulgar dicha información según sea necesario si determinamos que es lo mejor para usted según nuestro juicio profesional. Podemos usar o divulgar información médica protegida para notificar o ayudar a notificar a un miembro de su familia, representante personal o cualquier otra persona responsable de su atención, de su ubicación, estado general o muerte. Finalmente, podemos usar o divulgar su información médica protegida a una entidad pública o privada autorizada para ayudar en los esfuerzos de socorro en casos de desastre y para coordinar los usos y divulgaciones a familiares u otras personas involucradas en su atención médica.
Otros usos y divulgaciones permitidos y requeridos que pueden hacerse sin su autorización u oportunidad de objetar: Podemos usar o divulgar su información médica protegida en las siguientes situaciones, sin su autorización:
Requerido por ley: Podemos usar o divulgar su información médica protegida en la medida en que el uso o divulgación sea requerido por ley. El uso o divulgación se realizará de conformidad con la ley y se limitará a los requisitos pertinentes de dicha ley. Se le notificará, según lo exija la ley, de dicho uso o divulgación.
Salud pública: Podemos divulgar su información médica protegida para actividades y propósitos de salud pública a una autoridad de salud pública que esté autorizada para recopilar o recibir dicha información, con el propósito de controlar enfermedades, lesiones o discapacidades. También podemos divulgar su información médica protegida, si así lo indica la autoridad de salud pública, a una agencia gubernamental extranjera que esté colaborando con la autoridad de salud pública.
Enfermedad transmisible: Podemos divulgar su información médica protegida, si lo autoriza la ley, a una persona que pueda haber estado expuesta a una enfermedad transmisible o que, de otra manera, pueda estar en riesgo de contraer o propagar la enfermedad o afección.
Supervisión de la salud: Podemos divulgar información médica protegida a una agencia de supervisión de la salud para actividades autorizadas por ley, como auditorías, investigaciones e inspecciones. Las agencias de supervisión que buscan esta información incluyen agencias gubernamentales que supervisan el sistema de atención médica, programas de beneficios gubernamentales, otros programas regulatorios gubernamentales y leyes de derechos civiles.
Abuso o negligencia: Podemos divulgar su información médica protegida a una autoridad de salud pública que esté autorizada por ley para recibir informes de abuso o negligencia infantil. Además, podemos divulgar su información médica protegida si creemos que ha sido víctima de abuso, negligencia o violencia doméstica a la entidad o agencia gubernamental autorizada para recibir dicha información. En este caso, la divulgación se hará de acuerdo con los requisitos de las leyes federales y estatales aplicables.
Dirección de Alimentos y Medicamentos: Podemos divulgar su información médica protegida a una persona o compañía requerida por la Dirección de alimentos y medicamentos para informar eventos adversos, defectos o problemas de un producto, desviaciones de productos biológicos, para rastrear productos, para permitir retirar un producto del mercado, hacer reparaciones o reemplazos, o para llevar a cabo la vigilancia posterior a la comercialización, según sea necesario.
Procedimientos legales: Podemos divulgar información médica protegida en el curso de cualquier procedimiento judicial o administrativo, en respuesta a una orden de un tribunal judicial o administrativo (en la medida en que dicha divulgación esté expresamente autorizada), en ciertas condiciones en respuesta a una citación, pedido de presentación de pruebas u otro proceso legal.
Aplicación de la ley: También podemos divulgar información médica protegida, siempre que se cumplan los requisitos legales, para la aplicación de una ley. Estos propósitos de aplicación de leyes incluyen (1) procesos legales y otras liberaciones requeridas por ley, (2) solicitudes de información limitadas para fines de identificación y ubicación, (3) relacionadas con víctimas de delitos, (4) sospecha de que una muerte ha ocurrido como resultado de una conducta criminal, (5) en el caso de que ocurra un delito en la clínica, y (6) emergencia médica (no en la clínica) si es probable que haya ocurrido un delito.
Médicos forenses, directores de funerarias y donación de órganos: Podemos divulgar información médica protegida a un forense o examinador médico para fines de identificación, determinación de causa de muerte u otras tareas autorizadas por ley. También podemos divulgar información protegida a un director de una funeraria, según lo autorice la ley, para permitir que lleve a cabo sus funciones. Podemos divulgar dicha información en anticipación razonable de muerte. La información médica protegida puede usarse y divulgarse para fines de donación de órganos, ojos o tejido post mortem.
Investigación: Podemos divulgar su información médica protegida a investigadores cuando la investigación haya sido aprobada por una junta de revisión institucional (IRB) que haya revisado la propuesta de investigación y haya establecido protocolos para garantizar la privacidad de su información médica protegida.
Actividad criminal: De acuerdo con las leyes federales y estatales aplicables, podemos divulgar su información médica protegida si creemos que dicho uso o divulgación son necesarios para prevenir o disminuir una amenaza grave e inminente para la salud o la seguridad de una persona o del público. También podemos divulgar información médica protegida si es necesario para que las autoridades policiales identifiquen o detengan a un individuo.
Actividad militar y seguridad nacional: Si se dan las condiciones apropiadas, podemos usar o divulgar información médica protegida del personal de las Fuerzas Armadas (1) para actividades consideradas necesarias por las autoridades de comando militar apropiadas, (2) con el propósito de que la Dirección de asuntos de veteranos determine la elegibilidad para beneficios, o (3) a una autoridad militar extranjera si usted es miembro de esos servicios militares extranjeros. También podemos divulgar su información médica protegida a funcionarios federales autorizados para llevar a cabo actividades de seguridad nacional e inteligencia, incluida la prestación de servicios de protección al presidente u otras personas legalmente autorizadas.
Compensación de trabajadores: Su información médica protegida puede ser divulgada por nosotros para cumplir con las leyes de compensación para trabajadores y otros programas similares legalmente establecidos.
Reclusos: Podemos usar o divulgar su información médica protegida si usted es un recluso de un centro correccional y su médico creó o recibió su información médica al brindarle atención médica.
Usos y divulgaciones requeridos: Según la ley, debemos divulgarle a usted y cuando lo requiera el secretario de la Dirección de salud y servicios humanos para investigar o determinar nuestro cumplimiento con los requisitos de la Sección 164.500 y subsiguientes.
2. SUS DERECHOS
A continuación, presentamos una exposición de sus derechos con respecto a su información médica protegida y una breve descripción de cómo usted puede ejercer estos derechos.
Usted tiene derecho a mirar y hacer copias de su información médica protegida, la cual está contenida en un conjunto de registros designados, a cargo nuestro, mientras conservemos esa información. Un “conjunto de registros designados” contiene registros médicos, de facturación y cualquier otro registro que su médico y la clínica utilicen para tomar decisiones sobre su salud. Según la ley del estado de Colorado, estos registros incluyen radiografías y otras imágenes, sujetas a normas independientes. [Colo. Rev. Stat. Ann. 25-1-801.] La información transmitida durante la prestación médica a través de la telemedicina también es parte del registro médico del paciente en la clínica.
Existe una excepción para acceder a los registros relacionados con problemas de salud mental o notas de un médico que, en opinión de un psiquiatra independiente, tendría un impacto psicológico negativo significativo en el paciente. Con respecto a estos registros, un resumen relacionado con los problemas de salud mental del paciente puede estar disponible después de la terminación del plan de tratamiento.
Por otra parte, por ley federal, usted no puede inspeccionar ni fotocopiar los siguientes registros: información recopilada con anticipación y para uso en una acción o procedimiento civil, penal o administrativo, e información de salud protegida que está sujeta a la ley que prohíbe el acceso a información médica protegida.
Con respecto a un menor que ha dado su consentimiento para el diagnóstico o tratamiento de una enfermedad venérea o adicción o uso de drogas sin el consentimiento de los padres, la clínica no puede divulgar los registros médicos del menor a un padre, tutor o cualquier persona que no sea el menor o su representante designado. [Colo. Rev. Stat. Ann. 25-1-801(1)(d)]
Dependiendo de las circunstancias, es posible que tenga derecho a que se revise la decisión de denegar el acceso. Comuníquese con nuestro Oficial de privacidad si tiene preguntas sobre el acceso a su registro médico.
Usted tiene derecho a solicitar una restricción de su información médica protegida. Esto significa que puede solicitarnos que no usemos ni divulguemos ninguna parte de su información médica protegida para fines de tratamiento, pago u operaciones de atención médica. También puede solicitar que cualquier parte de su información médica protegida no se divulgue a familiares o amigos que puedan estar involucrados en su atención o para fines de notificación como se describe en esta Notificación de políticas de privacidad. Su solicitud debe indicar la restricción específica solicitada y a quién desea que se le aplique. Su médico no está obligado a aceptar una restricción que usted pueda solicitar. Si el médico cree que es para su bien permitir el uso y la divulgación de su información médica protegida, ésta no será restringida. Si su médico está de acuerdo con la restricción solicitada, no podemos usar ni divulgar su información médica protegida en violación de esa restricción a menos que sea necesario para proporcionar tratamiento de emergencia. Con esto en mente, discuta cualquier restricción que desee solicitar con su médico.
Usted tiene derecho a recibir nuestras comunicaciones confidenciales por medios alternativos o en una ubicación alternativa. Nos adaptaremos a las solicitudes razonables. También podemos condicionar este alojamiento pidiéndole información sobre cómo se manejará el pago o especificando una dirección alternativa u otro método de contacto. No le solicitaremos una explicación sobre la base de la solicitud. Por favor, haga esta solicitud por escrito a nuestro Oficial de privacidad.
Es posible que tenga derecho a que su médico modifique su información médica protegida. Esto significa que puede solicitar una enmienda de esa información en el conjunto de registros designados durante el tiempo que mantengamos esa información. En ciertos casos, podemos denegar su solicitud de enmienda. En ese caso, tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo. Podemos preparar una refutación a su declaración y le proporcionaremos una copia. Comuníquese con nuestro Oficial de privacidad si tiene preguntas sobre cómo modificar su registro médico.
Usted tiene derecho a recibir un informe de ciertas divulgaciones que hemos hecho, si las hubiera, de su información médica protegida. Este derecho se aplica a las divulgaciones para fines distintos del tratamiento, el pago o las operaciones de atención médica como se describe en esta Notificación de políticas de privacidad. Se excluyen las divulgaciones que podamos haberle hecho a usted, a familiares o amigos involucrados en su cuidado, o para fines de notificación. Usted tiene derecho a recibir información específica sobre estas divulgaciones que ocurrieron después del 14 de abril de 2003. El derecho a recibir esta información está sujeto a ciertas excepciones, restricciones y limitaciones.
Usted tiene derecho a obtener una copia impresa de esta notificación, previa solicitud, incluso si ha decidido aceptar este aviso electrónicamente.
3. RECLAMACIONES
Puede presentar una queja ante nuestro Oficial de privacidad en la clínica o ante el secretario de salud y servicios humanos si cree que hemos violado sus derechos de privacidad. No tomaremos represalias contra usted por presentar una queja.
Puede comunicarse con nuestro Oficial de privacidad al 970.728.3848 para obtener más información sobre el proceso de queja.
Este aviso fue publicado y entra en vigor el 14 de abril de 2003. Última actualización por el actual Oficial de privacidad de HIPAA: 13 de augusto de 2024.
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